Concernant la correspondance service attendu / service rendu :

1 - Au moment de la vente, expliquez votre offre, formalisez (par un contrat / devis signé) et faites accepter par le client (signature), le service qui sera rendu. Si le client sait ce qu’il achète, il ne sera pas déçu et cela vous mettra à l’abri de litiges éventuels.

2 - Exposez d’emblée les délais de paiement accordés à vos clients et assurez-vous qu’ils soient en phase avec leur mode de gestion. Rien ne sert d’attendre un paiement comptant si votre facture doit passer par un circuit d’enregistrement et de validation qui prendra 45 jours.

3 - Préservez-vous des litiges. Pour tout recours en contentieux, il vous faudra prouver que votre créance est exigible et certaine. Faites bien accuser réception de la conformité de la prestation ou de la livraison à votre client (bon d’intervention, PV de réception de chantier, bon de livraison, etc. …).

4 - Sécurisez votre chiffre d’affaires. Intégrez par exemple des clauses de réserve de propriété dans vos conditions générales de vente. Elles vous permettront de rester propriétaire de la chose vendue en cas de non-paiement.

Concernant le suivi clients :

5 - Facturez au plus tôt et assurez-vous que votre client valide la facture en l’état : si vous n’êtes pas pressé de facturer, vos clients en déduiront inconsciemment que vous n’êtes pas pressé d’être réglé. Pour certains clients, par exemple les partenaires publics, la formalisation de la facture est une chose essentielle et un manque de conformité à ses attentes correspond systématiquement à un retour à l’envoyeur provoquant ainsi un retard de mise au paiement.

6 - N’attendez pas avant de relancer une facture. Cela dénoterait un manque d’intérêt pour la mise au paiement.

7 - Prenez le temps de faire connaissance avec vos clients. Créez une « fiche identité client » (n° de SIRET ou de pièce d’identité, coordonnées bancaires) et ne négligez pas d’y intégrer des fiches contact. Pour les clients professionnels, prenez le temps de comprendre leur mode de validation et de mise au paiement des factures fournisseur en interne. Cela vous permettra de gagner un temps précieux en vous adressant directement à la bonne personne en cas de retard de paiement.

Concernant la santé financière de vos clients :

8 - Renseignez-vous sur la santé financière de vos nouveaux clients. Des outils tels que société.com peuvent vous renseigner, mais n’hésitez pas tout simplement à poser la question à vos clients « comment vont les affaires ? ». Une réponse hésitante doit vous mettre la puce à l’oreille.

9 - Restez attentif à la santé financière de vos clients réguliers. Même de bonne foi, vos clients ne sont pas à l’abri d’une difficulté financière. Renseignez-vous régulièrement sur la santé financière de vos clients dès lors qu’ils vous sollicitent pour un chantier conséquent.

10 - Demandez des acomptes dès que cela est possible. Cela vous permettra non seulement de couvrir vos frais d’approvisionnement, mais également de vous assurer de la solvabilité de votre client.